Реестр больничных листов пример

Реестр больничных листов является полезным для бухгалтеров документом, позволяющим упростить обработку данных бланков.

Несмотря на то, что не существует единых правил заполнения реестра, имеются общие правила, знание которых позволит специалисту заполнить эту бумагу более грамотно и избежать проблем с ФСС при ее передаче.

О том, какая информация заносится в реестр больничных листов и как их следует заполнять рассказываем далее.

Реестр больничных листов

Обязательная информация

Больничные листы предполагают унифицированную форму заполнения, которая хорошо знакома врачам районных поликлиник. Если же речь идет о работодателях, то они, помимо всей этой базовой информации, обязуются также указывать в реестре основные сведения о работнике, который брал лист нетрудоспособности.

Среди обязательных данных, которую работодатель должен заносить в реестр, значатся следующие:

• ФИО работника выписываются без каких-либо сокращений;
• идентификационный номер работника, который уходил на больничный и в связи с этим получал лист нетрудоспособности;
• временной промежуток, в течение которого работник находился на больничном (следует указать день выхода на больничный и дату возвращения к работе);
• точный срок нахождения работника на больничном;
• идентификационный номер больничного (располагается в правом верхнем углу листа);
• стаж трудового страхования (его продолжительность);
• короткая характеристика заболевания (или любой другой причины), которая привела к выходу работника на больничный;
• сумма финансовой компенсации, которую полагается перечислить работнику.

Образец реестра больничных листов

Для того, чтобы впоследствии не возникало сбоев в работе бухгалтерии из-за ошибок в расчете отчислений специалисту за больничный, желательно заранее позаботиться о правильном заполнении реестра.

Особое внимание следует уделить прописыванию в реестре тех денежных выплат, которые поступят на счет работника через фонд социального страхования, и тех выплат, которые будут оплачены средствами самого работодателя.

В заполнении реестра больничных листов существуют еще два существенных нюанса:

• порядок размещения той или иной информации, а также поочередность ее раскрытия, определяются бухгалтерами предприятия. Однако конечное решение по оформлению таких документов принимается руководителем;
• в некоторых ситуациях помимо перечисленных выше обязательных данных, требуется включение дополнительных сведений. В связи с этим реестр больничных листов не предполагает строгой формы заполнения и допускает некоторые отклонения об общепринятого стандарта.

В реестр больничных листов заносится вся основная информация, содержащаяся в листах нетрудоспособности

Правила оформления

С 2017 года в России существует две формы листа нетрудоспособности – бумажный и электронный.

Внешние различия между двумя этими бланками незначительны – разница между ними заключается лишь в том, что цифровой бланк более удобен в обращении.

Сразу после того, как врач заканчивает оформление бумажного или цифрового листа нетрудоспособности, сведения с этих бланков автоматически перемещаются в общую базу реестра БЛ.

Иногда реестры могут соединять в себе информацию о больничных листах и социальных пособиях

Реестр листов нетрудоспособности, в свою очередь, также может вестись двумя способами – с использованием бумажного журнала и с применением электронного учета, который позволяет быстро получить доступ к тому или иному бланку. Электронный формат реестра на данный момент существует во многих программах, разработанных для бухгалтеров, таких как:

• 1С;
• Инфо-бухгалтер;
• Турбо-9 и так далее.

Для того, чтобы сделать работу с больничными листами более удобной, сайт ФСС предусмотрел возможность, благодаря которой бухгалтер может активировать свой личный кабинет. Тем самым специалист получит доступ к базе сотрудников, которые оформляли листы нетрудоспособности (это правило действует только на бланки в электронном формате).

О том как завести личный кабинет на сайте Фонда социального страхования и какие функции он выполняет для застрахованного лица можно прочесть ниже.

Как завести личный кабинет на сайте ФСС

Помимо ознакомления с больничными листами, наличие личного кабинета на сайте ФСС позволяет бухгалтеру осуществлять и прочие полезные действия, такие как:

• последующая распечатка больничных листов;
• перемещение информации о страхователе в электронный лист нетрудоспособности;
• указание в бланке БЛ всех временных промежутков, в течение которых работник был нетрудоспособен;
• мгновенная пересылка сведений о работнике, оформлявшем лист нетрудоспособности в ФСС, освобождающая бухгалтера от утомительных сборов бумажной отчетности и ее последующей отправки;
• быстрый доступ ко всем выплатам за взятые работниками больничные с использованием базы ФСС.

Пример заполненного реестра больничных листов

Существует весомое предположение, согласно которому в будущем государственные поликлиники начнут все чаще отказываться от бумажных БЛ в пользу электронных.

Этот шаг позволит бухгалтерам работать не с разрозненными бумагами, а с единой базой, соединенной с Фондом социального страхования.

Благодаря данной мере значительно упростится не только оформление листов нетрудоспособности, но и подсчет выплат каждому сотруднику.

Передача данных в ФСС

При передаче реестра больничных листов в ФСС, работодатель должен в первую очередь убедится в двух вещах.

Таблица 1. Что нужно учитывать при передаче листов нетрудоспособности в ФСС

КритерийТребованиеДетали

Время	Данные должны быть отправлены с учетом нормативных сроков	Нарушение сроков отправки грозит штрафами и другими санкциями предприятию
Форма	Данные были отправлены в приемлемом формате	Формат может быть бумажным или электронным

Вопрос о том, в каком виде следует поставлять документацию напрямую зависит от количества работников, задействованных в конкретной организации.

Если мы говорим о небольшой компании, в которой работает менее двадцати пяти человек, то работодатель имеет право передавать реестр БЛ в бумажном формате.

Большее количество сотрудников делает данный вариант связи с ФСС нецелесообразным и требует перехода на электронный формат, облегчающий обработку данных.

Чтобы компенсировать работодателю деньги за выплаченные сотрудникам пособия сотрудники ФСС проверяют реестры на правильность введенных данных

У Фонда социального страхования в среднем уходит около полутора недель на рассмотрение полученных реестров.

В течение этого срока специалисты детально проверяют все внесенные данные и выносят решение о том, осуществлять ли перевод средств тем работникам, которые пребывали на больничном.

В том случае, если это решение будет положительным, то перечисленным в реестре сотрудникам будут отправлены финансовые компенсации согласно реквизитам, прописанным в документе.

Штрафы

Как уже говорилось, при несвоевременной сдаче отчетности наказание понесет только сама организация – рядовых сотрудников санкции со стороны ФСС никак не коснутся. Среди тех мер пресечения, которые потенциально ожидают организацию можно назвать:

• штрафование;
• административное наказание.

Несвоевременная сдача отчетности предполагает штраф, выписываемый на специальных квитанциях

Несмотря на то, что размеры штрафов не так велики, работодатели предпочитают не задерживать с отправкой важных отчетов, чтобы избежать разборок с государственными органами.  При этом важно понимать, что сам штраф налагается не на отсутствие реестра (поскольку сам по себе этот документ необязателен), а на задержку со сдачей листов нетрудоспособности.

Заполнение реестра больничных листов

Для того, чтобы Фонд социального страхования принял реестр, он должен быть заполнен согласно существующим стандартам. Однако основная сложность заключается в том, что не существует единого образца реестра БЛ, который бы смог послужить примером при создании бухгалтерами документов. Если говорить об официальном сайте ФСС, то на его просторах можно найти следующий вариант.

Образец реестра, предоставляемый сайтом ФСС

Как уже говорилось раньше, в некоторых случаях работодателю требуется внести дополнительную информацию, связанную с больничным того или иного сотрудника. В связи с этим желательно изучить приказ Фонда социального страхования №223, который позволяет разобраться в разных вариациях реестров, которые могут понадобится при различных обстоятельствах.

Структура документа

Если все-таки брать за основу тот образец, который мы привели выше, то он состоит из следующих элементов:

• в верхней части бланка располагается информация об организации (в частности, ее название и форма собственности);
• ниже размещается наименование документа;
• сразу после наименования предоставляется место для регистрационного номера страхователя;
• большую часть листа занимает таблица, заполнение которой и является наиболее сложным моментом. На том, каким образом следует заполнять такую таблицу и какие сведения в ней должны находится мы и поговорим в этой главе.

Таблица

При заполнении таблицы бухгалтеру понадобятся следующие данные:

• номер и серия листа нетрудоспособности;
• информация о работнике;
• причина, по которой был открыт больничный лист
• продолжительность нахождения на больничном;
• страховой стаж работника;
• размер пособия (как в целом, так и за счет Фонда соцстрахования).

В реестр заносятся данные всех актуальных больничных листов

Первое, что должен понимать бухгалтер – это то, что в таблицу должны быть включены все листы нетрудоспособности, в противном случае Фонд соцстрахования обратиться напрямую к руководителю организации для разъяснений. А поскольку умалчивание определенных больничных (пускай и непроизвольное) приводит к отсутствию выплат у сотрудников, такие оплошности могут приводить к серьезным последствиям.

Кто заполняет реестр

Заполнение реестра может взять на себя любой сотрудник, однако для того чтобы этот документ впоследствии имел силу ему требуется подтверждение со стороны главного бухгалтера организации. Даже подпись руководителя предприятия менее важна, более того – ее отсутствие не приведет к отказу ФСС рассматривать данную бумагу.

Реестр должен быть заверен главным бухгалтером, чтобы иметь юридическую силу

Следует заметить, что законодательство РФ не обязывает бухгалтеров вести реестры, однако преимущество данной процедуры заключается в том, что она оптимизирует работу с документами и делает ее более удобной. Среди таких преимуществ реестра можно назвать:

• избавление от большого количества копий листов нетрудоспособности для того, чтобы предоставить их ФСС. Как и в случае с любым другим реестром документов, данный реестр позволяет избавиться от ненужной бумажной работы;
• упрощение камеральной ревизии.

Программы по заполнению реестров

Сайт ФСС учитывает заинтересованность бухгалтеров в реестрах, а потому на своем сайте разместил специальную программу, которая позволяет заполнить данный документ.

Однако при работе в такой программе все данные придется вводить вручную.

Существуют и автоматизированные программы, заполняющие реестры без особого участия бухгалтера, однако их редко используют на малых предприятиях – в связи с возможными сбоями.

Реестр получателей страхового обеспечения

: Подготовка больничных листов в программе 1с для отправки в ФСС

Источник: https://posobie-expert.com/reestr-bolnichnyh-listov-obrazets-zapolneniya-i-sovety-po-oformleniyu/

Реестр больничных листов пример

Если работодатель обратился в ФСС за возмещением (возвратом), то сотрудники Фонда вправе затребовать документы, подтверждающие больничные расходы. В числе таких документов может быть запрошен реестр больничных листов.

Бланк реестра больничных листов

Утвержденного бланка реестра больничных листов нет. Поэтому работодатель вправе разработать собственную форму такого реестра.

В реестре листков нетрудоспособности имеет смысл указать следующие данные:

• фамилию, имя, отчество работников, которым были выданы больничные листы;
• СНИЛС работников;
• реквизиты больничных листов (номер, дата выдачи);
• периоды болезни;
• причины нетрудоспособности (код);
• количество календарных дней, пропущенных работниками по причине болезни;
• суммарное количество календарных дней больничного с начала года, если листок нетрудоспособности выдан работнику для ухода за больным ребенком или другим членом семьи;
• суммы пособия, выплачиваемые из средств работодателя;
• суммы пособия, выплачиваемые за счет средств ФСС.

Образец реестра больничных листов

Такой реестр может выглядеть следующим образом:

№ п/пДата подачи БЛ работодателюФИО работникаСНИЛС работникаСтажНомер БЛДата выдачи БЛКод причины нетрудоспособностиПериод болезниспо

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Количество календарных дней болезниКоличество календарных дней с начала года, когда работник отсутствовал в связи с уходом за больным ребенком/членом семьиОбщая сумма пособия, руб.Сумма пособия за счет средств работодателя, руб.Сумма пособия за счет средств ФСС, руб.Примечание

11	12	13	14	15	16

Штраф за отсутствие реестра

Так как обязательное ведение реестра больничных листов законодательно не установлено, то и штрафа за отсутствие этого документа быть не должно.

Похожие публикации

При обращении работодателя в ФСС за возмещением пособий по временной нетрудоспособности, помимо подтверждающих расходы документов, может потребоваться предоставление реестра больничных листов.

Законодательно такой реестр не утвержден, поэтому его форму страхователь может разработать самостоятельно.

Мы расскажем, что должен включать в себя реестр в ФСС по больничным листам, образец и пример заполнения также приведем в этом материале.

Бланк реестра

При разработке бланка можно частично использовать форму реестра, утвержденную ФСС для участников «пилотного» проекта (приказ от 24.11.2017 № 579), или создать полностью свой вариант. Ведение реестра возможно в электронном или «бумажном» виде.

Несмотря на то, что реестр составляется в свободной форме, в нем обязательно нужно отразить следующие сведения:

• данные страхователя – наименование, регистрационный номер в ФСС, контактные данные;
• Ф.И.О. и СНИЛС каждого работника, трудовой стаж;
• номер и дата больничного листа;
• период и код причины нетрудоспособности;
• календарные дни с начала года по уходу за больным членом семьи (ребенком);
• сумма пособия: общая, а также за счет средств работодателя и ФСС.

Можно включить в реестр и другие сведения на усмотрение страхователя, например, формат больничного листа (электронный/бумажный), данные о среднем заработке работников, или иную информацию, оказывающую влияние на размер пособия. Реестр подписывается главным бухгалтером.

Образец реестра

В ООО «Мебельная фабрика» в марте 2018 г. пособия получили 3 человека, из которых один болел, одна сотрудница ушла в отпуск по беременности и родам, и еще одна была на больничном по уходу за ребенком. Для возмещения средств из ФСС, работодатель заполнит следующий Реестр больничных листов для возмещения ФСС (образец):

Штрафы за отсутствие реестра

Отсутствие реестра больничных листов при подаче документов на возмещение в Фонд не влечет административной ответственности. Поскольку законодательно форма реестра и обязательность его представления не утверждены, нет и основания для наложения штрафа.

Таким образом, оформление реестра страхователь производит в свободной форме по собственной инициативе, либо по запросу Фонда соцстрахования. Но это не относится к регионам, где действует «пилотный» проект ФСС, и подача соответствующего реестра больничных является законодательно утвержденной и обязательной.

Образец реестра больничных листов для возмещения ФСС

Реестр больничных листов для возмещения ФСС — образец подобного документа не имеет унифицированной формы, а потому можно разработать его самостоятельно. Данный перечень необходим, когда производится проверка со стороны ФСС или организация планирует возместить часть средств, потраченных на оплату больничных.

Какие данные содержатся в реестре

Образец заполнения реестра больничных листов для ФСС может потребоваться как бухгалтеру, так и в случае, когда органы соцстраха проводят проверку правильности исчисления и выплаты пособий по больничным листам.

Информация, которая указывается в перечне больничных листов, включает:

• Ф. И. О. работника;
• начало и конец болезни;
• номер и дату больничного;
• количество дней нетрудоспособности;
• выплату за счет работодателя;
• выплату за счет ФСС.

При необходимости в реестр могут быть включены дополнительные графы.

О том, как оформить больничный листок, читайте здесь.

Пример реестра по больничным листам в ФСС (скачать бланк)

На нашем сайте вы можете скачать образец реестра, в котором отражаются все необходимые сведения по больничным листам. Кроме того, мы рекомендуем в этот реестр также вносить информацию и о других пособиях, выплачиваемых работникам: по уходу за ребенком до 1,5 лет или социальном пособии на погребение, поскольку эти виды пособий выплачиваются за счет ФСС.

Скачать бланк реестра можно здесь:

О том, что делать, если работник предъявил фиктивный документ, читайте в статье «Действия работодателя с поддельным больничным листом».

Реестр по больничным листам не имеет официально установленного образца. В него включается вся информация по сотрудникам и больничным листам, которая необходима бухгалтеру или работникам ФСС.

Реестр больничных листов для возмещения ФСС. Скачать образец реестра

Систематизация данных по случаям нетрудоспособности производится с помощью реестра больничных листов. Документ составляется в произвольной форме с указанием обязательных данных, позволяющих пользователям информации идентифицировать работника, страховой случай и выплаты по бюллетеню. Наличие реестра позволяет упростить камеральную проверку ФСС по бюллетеням.

Обязательные сведения реестра

Бланк документа не установлен на законодательном уровне. Предприятия самостоятельно разрабатывают форму реестра, указав в ней достаточные для контроля выплат данные.

Сведения документа	Пояснение
Фамилия, имя, отчество лица	Сведения заносят в соответствии с паспортом
Сведения о листе нетрудоспособности	Представляют данные о номере бюллетеня и причины возникновения страхового случая согласно кодировки документа
Информация о периоде нетрудоспособности	Указывают дату начала и конца заболевания, число дней нетрудоспособности с выделением дней, оплачиваемых предприятием
Выплачиваемые суммы	Отдельно показывают суммы, выплаченные за счет работодателя и за счет средств ФСС

Выплаты, представленные в реестре, суммируются по итогам месяца.

Формат оформления реестра страховых случаев

Для формирования документа используется любой из имеющихся программных обеспечений – 1С, сопровождающие учет программы, специальные разработки системных администраторов.

В конфигурациях 1С предусмотрены реестры для страховых случаев различного назначения – нетрудоспособности, выплатах пособий по уходу и рождению ребенка.

Предприятия с малой численностью заполняют данные реестра в ручном режиме. При составлении реестра:

• Документ подписывает главный бухгалтер предприятия. Подпись удостоверяется печатью организации. Заверение реестра подписью руководителя не является обязательным.
• Форма представляется как на бумажном носителе, так и в электронной форме.
• Снимается потребность представления копий листов нетрудоспособности.

Источник: https://zakon-jurist.ru/bolnichnyj/reestr-bolnichnyh-listov-primer.html

Больничный лист: бланк, проверить подлинность

Больничный лист – первичный документ, подтверждающий болезнь сотрудника или его родных либо беременность. Пособие выплачивают по правильному больничному листу. Откажется ли ФСС возместить ваши расходы?

Читайте в статье:

1. Больничный лист: как проверить
2. Больничный лист: как заполнить

Гость, получите бесплатный доступ к программе БухСофт

Полный доступ на месяц! — Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки «Системы Главбух».

Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

Больничный лист обосновывает:

1. Уважительность причины отсутствия сотрудника на работе – болезнь или беременность.
2. Предоставление сотрудникам возможности какое-то время не работать.
3. Выплату сотрудникам больничных и декретных пособий и их размеры.

• Скачать справочник, сколько дней можно оплатить по больничному листу.

Попробуйте бесплатно рассчитать больничные онлайн.

Если больничный лист оформлен с ошибками или неточностями, фонд соцстраха откажется компенсировать расходы по выплаченным сотрудникам пособиям. В результате у работодателя появится недоимка по обязательным социальным взносам, что грозит пенями и штрафами. Вот почему работодателю важно уметь:

– проверить подлинность больничного листа;
– правильно заполнить свой раздел больничного листа.

С июля 2017 года медикам, работодателям и сотрудникам разрешено работать с электронными больничными листами. Их оформляют медорганизации, числящиеся в электронной системе взаимодействия с фондом соцстраха и имеющие электронную подпись.

Терапевт не выдает бумажный документ, а сотрудник сообщает работодателю только номер больничного. Чтобы платить пособия по такой системе, работодателю следует открыть личный кабинет на cabinets.fss.

ru – чтобы ознакомиться с данными больничного листа и внести информацию в свой раздел документа.

Больничный лист: как проверить?

Установить обязательность и порядок проверки каждого поступившего работодателю больничного листа можно приказом руководителя.

Чтобы проверить больничный лист на подлинность, нужно выполнить следующий алгоритм.

1. Удостовериться, что документ выдала уполномоченная медорганизация, у которой есть лицензия на экспертизу временной нетрудоспособности.

Недействительным считается больничный, полученный сотрудником:

— в приемных больничных отделениях;- на скорой помощи;- на станции переливания крови;- в бюро судебно-медицинской экспертизы;

— в бальнеологической организации и т.д.

2. Проверить больничный лист на признаки подделки.

Провести проверку можно:

— или на сайте фонда соцстраха;- или через реестр фонда соцстраха;

— или подать запрос в поликлинику, фонд соцстраха либо в Росздравнадзор.

2.1. Проверка больничного листа на сайте фонда.

Фонд соцстраха приводит основные признаки поддельного документа:

— нет водяного знака, защитных волокон;- ячейки в бланке белые;- бумага недостаточно качественная;- название медорганизации, ее адрес и печать в больничном – неверные;

— фамилии врачей, не работающих в медорганизации, указанной в больничном.

2.2. Проверка больничного в реестре фонда.

Реестр содержит сведения о недействительных и утерянных больничных листах. Чтобы проверить документ:

— выберите на сайте fss.ru в меню раздел «Деятельность фонда»;- выберите подраздел «Обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»;- нажмите на на фразу «Недействительные бланки листков нетрудоспособности»;

— введите номер своего бланка из 9 или 12 знаков.

Если больничный лист сотрудника числится в реестре, то платить пособие рискованно, так как фонд соцстраха, скорее всего, откажется компенсировать расходы.

2.3 Подача запроса в поликлинику или в фонд.

В запросе нужно обязательно отметить номер бланка больничного из 12 знаков.

• Скачать бланк запроса.
• Скачать пример оформления запроса.

Отправить запрос можно:

• в бумажной форме – по почте ценным письмом с описью вложения;
• в электронной форме – по Интернету.

Больничный лист: как заполнить

Работодатель заполняет в больничном только свой раздел по следующим правилам.

1. Печать не должна попасть на заполненные ячейки.
2. Между словами должны быть пробелы.
3. Можно использовать специальные знаки  № «» — , .
4. Символы вписывают только в рамках границ ячеек.
5. Начиная всегда с первой ячейки.
6. Черной ручкой — перьевой, капиллярной или гелевой, но не шариковой, либо на компьютере с последующей печатью.
7. Печатными буквами, только заглавными.

Инструкцию по построчному заполнению работодателем больничного листа смотрите в таблице.

Таблица. Больничный лист – как оформить

Строка	Как заполнить
Название фирмы	– полное, при необходимости сокращенное до 29 знаков– сокращенное – по уставу фирмы
Регистрационный номер	Вписывается номер из уведомления или извещения, полученного фирмой при регистрации в фонде соцстраха
Код подчиненности	Вписывается код из уведомления или извещения, полученного фирмой при регистрации в фонде соцстраха
ИНН нетрудоспособного, СНИЛС	Если ИНН у сотрудника нет, то срока не заполняется
Условия исчисления	Заполняется в специальных случаях — например, если сотрудник:– по уважительным обстоятельствам нарушил режим;– инвалид;– работает в районе с особым климатом с 2007 года по настоящее время;– заболел в периоде 30 дней после ухода от работодателя;– имеет неполное рабочее время;– принят на срок менее 6 месяцев.В строке проставляют:– один код– несколько кодов, если пособие назначено по особым правилам
Дата начала работы	Заполняется, только если трудовой договор был аннулирован
Страховой стаж	Указывается количество отработанных лет и месяцев
в т. ч. нестраховые периоды	Указывается количество отработанных и месяцев, когда сотрудник числился на военной или иной службе, начиная с 2007 года
Причитается пособие за период	Вписывается период болезни или декрета
Данные для расчета пособия	Указываются: – средняя зарплата;– средняя зарплата в расчете на день;– часть пособия за счет работодателя;– часть пособия за счет фонда;– сумма пособия к выплате
Ф.И.О. руководителя	Указывают руководителя фирмы или ее подразделения, иное лицо фирмы, уполномоченное по доверенности, либо физическое лицо – например, ИП
Ф.И.О. гл. бухгалтера	Указывают главбуха фирмы или ее подразделения, иное лицо фирмы, уполномоченное по доверенности, либо физическое лицо – например, ИП
Подпись	Ставят свои подписи вышеназванные лица
ИТОГО начислено	Вписывают общий размер пособия, включая НДФЛ

Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/1237-bolnichnyy-list

Реестр по больничным листам в фсс образец 2019

Вести учет больничных листов – важная и ответственная обязанность. От качества ее исполнения во многом зависит, как сложатся отношения компании с ФСС.

С прицелом на проверку

Такой документ, как больничный лист, имеет серьезную юридическую силу, что дает основания Фонду социального страхования проводить проверки. Выдача данного документа подразумевает выплату денежной компенсации сотруднику, который на определенное время утратил работоспособность. Также по нему компании принимают к вычету затраты на выплату пособий.

Имейте в виду: в случае необходимости проведения камеральной ревизии ФСС вправе потребовать полную информацию по документам, сформированным работодателем. Как соцстраховцы проверяют больничные листы, можно узнать из постановления Фонда социального страхования № 81 от 07.04.2008 г.

Лист нетрудоспособности — это своего рода поддержка государства и гарантия материального благополучия граждан. На основе этого документа наниматель оплачивает нетрудоспособность сотрудника даже в случае его отсутствия на рабочем месте.

Больничный лист должен быть оформлен надлежащим образом и рассмотрен в обязательном порядке. Должностное лицо медучреждения, заполняющее данный документ, обязано соблюдать законные основания для его выписки, а специалист на фирме – составлять регулярные отчеты по таким документам, полученным от сотрудников.

Форма и ведение реестра

Поскольку фонд требует составлять реестр больничных листов для возмещения ФСС, образец заполнения можно скачать в интернете. Загвоздка в том, что его форма законом не регламентирована. При этом реестр обязательно должен содержать все необходимые данные. Например, сам ФСС предлагает на своем официальном сайте такой вариант:

Помочь разработать свой вариант реестра больничных листов для возмещения ФСС и заполнить его поможет приказ фонда от 15.06.2012 № 223. В нем можно найти форму реестра сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий.

На верхней части титульного листа должно присутствовать полное название предприятия, форма его собственности. Следующей строкой указывают название документа. После этого следует внести регистрационный номер страхователя. Далее последует таблица со всей информацией, в которой необходимо привести:

• номер и серию больничного листа;
• данные сотрудника;
• причину нетрудоспособности;
• период болезни;
• страховой стаж сотрудника;
• размер пособия: всего и за счет ФСС.

Все имеющиеся больничные листы должны быть внесены в таблицу, иначе инспекторы ФСС будут иметь вопросы к руководству компании или ее отдельным сотрудникам. Учтите, что отсутствие определенного формата в законодательстве не лишает данный документ серьезности. Поэтому следует предельно внимательно относится к его заполнению.

Кто и когда заполняет

Подлинность документа обычно подтверждает главный бухгалтер предприятия. Подпись руководителя желательна, но необязательна.

Ведение реестра с точки зрения законодательства является необязательной процедурой, но она значительно облегчает работу с документацией. Так, реестр:

• снимает необходимость делать копии существующих больничных листов для передачи их в Фонд социального страхования;
• упрощает проведение камеральной ревизии.

Есть программа для заполнения реестра от ФСС. Она бесплатна, но требует ввода информации в ручном режиме. Можно использовать софт известных разработчиков ПО для бухгалтеров. Тогда реестр будет формироваться автоматически. Но такой вариант не всегда оправдан для малых предприятий: может влететь в копеечку. Кроме того, не исключены сбои.

Как правило, помимо реестра компании ведут и журнал, куда вносят поступившие больничные листы. Практика показывает, что они имеют схожие графы и, зачастую, целесообразно объединить эти два перечня.

Реестр можно вести как в бумажном, так и в электронном варианте. Любой формат ФСС принимает к предоставлению. Но если учитывать современную практику, то удобнее выполнять его в электронном виде.

Передача по «электронке»

Учитывая, что фонд предпочитает электронные версии реестра, отправлять его следует при помощи Интернета. Предприятия, ожидающие возмещения ФСС, могут передать документы лично. Сайт фонда не требует регистрации, но на документе должна присутствовать электронно-цифровая подпись.

Имейте в виду: к 2020 году основная часть документооборота по больничным листам будет автоматизирована. Поэтому уже сегодня рекомендуется активно ее использовать всем лицам.

Механизм электронной передачи

1. Реестр составляют в специальном бухгалтерском ПО или программе Excel.
2. Документ необходимо переделать в удобный для ФСС формат; для этого можно использовать его же софт.
3. После проставления электронной цифровой подписи он шифруется.

   Шифровку можно выполнить с помощью бесплатной программы или воспользоваться услугами удостоверяющего центра.

4. Выполняется процесс загрузки файлов на сервер ФСС, после чего предприятие получает квитанцию об успешной сдаче реестра.

Для формирования реестра во избежание ошибок желательно использовать программы известных разработчиков. С их помощью временные затраты будут минимальны.

Для формирования реестра некоторые предприятия предпочитают обращаться к специализированным компаниям. Они предоставляют услуги подготовки любых документов для успешного прохождения проверки ФСС. Но выбирать следует компанию с исключительно положительной репутацией.

Изменения условий компенсации по новому законодательству

Еще относительно недавно была практика, при которой работодатель обязан самостоятельно оплачивать сотрудникам больничные листы. Это вынуждало его всячески увиливать от такой обязанности, что провоцировало массу проблем обоим сторонам. Если сотрудник терял работоспособность и предоставлял больничный, то предприятие было обязано целиком выплатить ему компенсацию за свой счет.

После проведения реформы законодательства предприятия обязали делать отчисления в Фонд социального страхования с заработной платы рабочих.

По новому законодательству в отчетный период работодатель имеет право вернуть своего рода социальный налоговый вычет, размер которого равен компенсации, выплаченной работнику.

Выплата идет за счет ФСС, поэтому работодатель строго отчитывается перед ним за каждый принятый больничный лист.

:  Трудовой договор с дистанционным работником образец 2017

Подлинность документа о болезни

Работодателю необходимо быть убежденным в том, что предоставленный работником больничный – подлинный. Если сомнений в этом нет и не выявлено никаких нарушений, то больничный лист оплачивают. При необходимости удостовериться в подлинности данного документа, стоит выполнить такие действия:

1. в учреждение, которое выдало больничный лист, направляют письменное обращение с вопросом, ведет ли там деятельность врач, подписавший документ;
2. в телефонном режиме можно проконтролировать подлинность уникального номера/серии больничного листа, который должен быть отображен и в реестре.

В общих требованиях к внешнему виду листка значится обязательное наличие водяных знаков, цвет которых включает в себя оттенки голубого и желтого, а также наличие серии и штрих-кода. Графы должны быть заполнены разборчивым печатным почерком. Цвет чернил — черный. Исправления в листе нетрудоспособности недопустимы.

Сроки оплаты

Фонд социального страхования обязан произвести расчеты в течение десяти дней. Компенсация сотруднику будет отображена в ближайшей заработной плате.

Если больничный лист был сдан за несколько дней до зарплаты, то вероятнее всего выплата пройдет в следующем месяце.

Работодатель обязан произвести все необходимые расчеты по сумме компенсации, которая зависит от страхового стажа, заработной платы, длительности недомогания и лимита суммы компенсации.

Правила заполнения и формат оформления реестра больничных листов для возмещения ФСС

Реестр больничных листов позволяет сотруднику, временно утратившему трудоспособность, получить денежную компенсацию за тот период, когда он отсутствовал на работе. Что представляет собой этот документ, каковы правила его оформления и ответственность за нарушения в его составлении?

Что представляет собой реестр больничных листов?

Реестр представляет собой документ с занесенными в него данными касательно сотрудника предприятия либо организации, который на время утратил трудоспособность в связи с заболеванием, уходом за больным родственником или беременностью и родами, и предоставил в связи с этим правильно оформленный больничный лист.

Реестр больничных листов должен быть составлен правильно. В противном случае предприятию, которое не позаботилось вовремя об этом, грозит проверка со стороны Фонда социального страхования. И если государственным органом в результате такой ревизии будут выявлены какие-либо нарушения при составлении этого документа, предприятие должно будет заплатить штраф за свою халатность.

Нормативная база

Для того, чтобы на государственном уровне урегулировать все правовые аспекты при составлении документации по учету больничных листов и защитить рядовых граждан от произвола работодателей, государство утвердило ряд правовых документов по данному вопросу:

• согласно приказу Минздрава России № 624н, опубликованного и вступившего в юридическую силу еще в 2011 году, разработаны четкие правила касательно выдачи больничных листов;
• стандартная форма листков нетрудоспособности была утверждена приказом Министерства здравоохранения № 347, вышедшим в том же самом году;
• федеральные законы № 323 и № 255 регулируют права граждан на обязательное медицинское страхование;
• получить ответы на многие вопросы люди, лишившиеся трудоспособности в силу определенной болезни, могут и через Методические указания по осуществлению контрольных мероприятий Фонда социального страхования.

Обязательные сведения реестра больничных листов

Даже с учетом того, что для всех действуют единые правила правильного заполнения больничных листов, работодатели должны помимо них прописать в реестре обязательные сведения о лице, которое на время лишилось трудоспособности.

В перечень обязательных сведений реестра входят следующие основные данные:

• идентификационный номер сотрудника предприятия, которому был выдан больничный лист;
• личные данные работника: фамилия, имя, отчество – прописываются полностью;
• информация о периоде начала болезни (с указанием точной даты) и ее завершении;
• номер и дата больничного и точное количество дней отсутствия на работе специалиста, т.е. полный срок действия больничного;
• общая продолжительность стажа трудового страхования;
• основная причина, которая повлекла за собой временную потерю трудоспособности;
• размер денежной компенсации за больничный, которая положена специалисту.

Для того, чтобы четко отрегулировать механизм денежной компенсации за больничный, в реестре в обязательном порядке должны быть прописаны точные суммы выплат из ФСС, а также за счет работодателя.

Каким именно образом размещаются обязательные сведения, решают непосредственно сотрудники бухгалтерии на предприятии, а соответствующее окончательное решение принимает его непосредственный руководитель.

При необходимости реестр больничных листов может быть дополнен дополнительными графами, если это требование диктует какая-либо возникшая нестандартная ситуация.

Проверка подлинности листка нетрудоспособности

Подлинность больничного листа проверить довольно просто. Для этого его необходимо тщательно рассмотреть. Если он заполнен на специальном бланке и утвержден печатью медицинского учреждения, вопросов не должно возникать.

Если на документе отсутствуют водяные знаки, и бухгалтер сомневается в его подлинности, он может написать запрос в Фонд социального страхования и уточнить у них информацию о номере больничного листа. Подробнее о подлинности больничного листа — читать тут.

Правила и формат оформления

Источник: https://map-expo.ru/obrazcy/reestr-po-bolnichnym-listam-v-fss-obrazec.html